Raporty wewnątrz IT – czy ktoś to czyta? Czy krytykuje?

Raporty. Większość cyklicznie produkowanych raportów nie jest nawet otwieranych, nie mówiąc już o czytaniu ze zrozumieniem.
Jeśli się w to nie wierzysz, to zrób ten test u siebie w firmie.

Test dla Ciebie, Twojej firmy i Twojego szefostwa

Z najbliższego raportu usuń jedną tabelkę czy diagram, który był uważany za istotny i roześlij do stałego grona odbiorców. Policz ile osób zwróci na uwagę na tą zmianę. Jeśli ponad 25% to jesteś w naprawdę dobrym miejscu, gdzie ludzie są zorientowani na jakość, wynik, usprawnienia. Albo ktoś Ci patrzy na ręcę, nie ufa i kontroluje, ale o tym trochę niżej 😉

Przedział, 10-25%, to bycie po środku – masz teraz dwoje drzwi, gdzie jedne to ignorancja, nic nie robienie, a drugie to zrobienie czegoś sensownego, skoro wiesz już, że jednak jest ktoś, kogo interesuje rezultat Twojej pracy. Może też się zdarzyć, że odbiorca raportów był wcześniej zainteresowany, ale już nie jest, bo zmienił priorytety. Może zajrzy do Twoich raportów dopiero jak dojdzie do awarii. Będzie wtedy sprawdzał czy uwzględniłeś niską jakość lub dostępność. Jeśli nie uwzględniłeś, to może Cię skarcić za ukrywanie informacji czy nierzetelność danych. [Właściwie, jeśli kłamiesz w raportach, to nie czytaj dalej] Jeśli uwzględniłeś, to ma okazję wskazać, że pod Twoimi rządami doszło do spadku jakości. Sytuacja bez wyjścia? Nie zupełnie, niżej znajdziesz kilka możliwości.

Wynik z przedziału 1-10% zazwyczaj wskazuje, że grono odbiorców jest zbyt duże. Żeby znaleźć się w tym przedziale, wysyłasz raporty do co najmniej 10 osób. Przedział ten może też oznaczać, że raporty nad którymi tak pracujesz, nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji. Zasilają tylko archiwum „ważnych dokumentów firmowych, które trzeba przechowywać przez 50 kolejnych lat, bo może się kiedyś przydadzą„. Możesz zatem śmiało zautomatyzować wysyłkę identycznego raportu, a zaoszczędzony czas wykorzystać na coś co ma dla Ciebie znaczenie. Albo przestań całkiem wysyłać raporty. Zwrócisz w ten sposób uwagę na bezsensowność raportowania i może w ten sposób doprowadzisz do korzystnych zmian.

Wyniku 0% chyba nie trzeba tłumaczyć – to co raportujesz nie ma wartości dla organizacji – czas zastanowić się nad zmianą danych, częstotliwości lub grupy odbiorców. To nie oznacza, że to Twoja wina, bo może dostarczasz to o co Cię proszono. Tylko, że to o co proszono, nie pokrywa się z tym co ważne, ze strategią firmy. Przestań wysyłać raporty i zacznij rozmowę o celach, zmierzaniu do nich i poprawnych metrykach, które będą wskazywały, że to co robisz ma sens i jest potrzebne.

Ktoś krytykuje moje raporty – co robić? Oto możliwości:

Krytyk i eunuch z jednej są parafii
Obaj wiedzą jak, żaden nie potrafi.

T. Boy-Żeleński

1. Przerzucajcie sie w mailach krytyką, oskarżeniami, pokazujcie brudy za uszami drugiej strony – to jest to, co często się dzieje gdy krytyka jest nieuzasadniona lub odbiorca nie potrafi przyjmować krytyki. Powtarzaj co miesiąc, aż ktoś zainterweniuje i Was rozdzieli. Może kogoś zwolnią, albo przeniosą na inne stanowisko, do innego działu, kto wie. Może Ciebie, albo nie.
2. Zignoruj osobę i nie odpisuj na maile, które uznasz za 'nie godne’ Twojej uwagi. Może ktoś się znudzi, może samo minie, a może Twój szef powie Ci co zrobić.
3. Zalecane: Poproś osobę, która najbardziej narzeka, aby zrobiła dla Ciebie szkolenie, udzieliła Ci rady, wskazała możliwość poprawy – oto co się wydarzy:
   • a) Poproszony nie zrobi tego, więc przy kolejnej krytyce możesz jasno zasygnalizować, że ta osoba nie pomaga firmie i jej zdanie się nie liczy;
   • b) Poproszony pomoże (zastosuj szkolenie, rady) i już następnym razem nie będzie narzekać, żeby nie musieć pracować więcej, czyli pomagać Tobie. Ludzie są leniwi, gdy nie robią tego co naprawdę lubią;
   • c) Poproszony pomoże (zastosuj szkolenie, rady), ale jego rady nic nie zmienią, więc przy kolejnej krytyce możesz jasno pokazać, że jej krytyka ani rady nie są pomocne w Twojej dziedzinie, więc jej zdanie się nie liczy;
   • d) Poproszony pomoże (zastosuj szkolenie, rady) i to pomogło – hej właśnie zmieniłeś krytyka w sojusznika, a firma ma ulepszone raporty, jakość, dostępność, cokolwiek jest ważne dla Ciebie i Twojego szefa. To win-win 🙂

Słowo na koniec

Chyba nie muszę tłumaczyć, że raporty mają być rzetelne i szczere, nawet zwłaszcza jeśli sytuacja nie jest dobra. Wykorzystaj to jako swoją przewagę. Raport, który wskazuje braki to świetny moment, żeby poprosić o więcej pieniędzy. Na lepsze narzędzia, na lepszą infrastrukturę, na usprawnienia, na nowych ludzi, na szkolenia dla zespołu.

Tylko jak sprawić by to co raportujesz miało sens? O tym opowiem innym razem.
A teraz zrób test raportów u siebie w firmie i podziel się wynikiem – pomogę Ci poprawić rezultat jeśli będziesz chciał.

„Dziel się wiedzą, zdobywaj doświadczenie”