Gdy jeszcze nie byłem w gronie senior managerów zawsze zastanawiało mnie, o czym dyskutują szefowie za zamkniętymi drzwiami. Jakie decyzje podejmują? O czym niedługo się w zespole dowiemy, a czego nie będą chcieli nam powiedzieć? Czułem, że podczas tych spotkań, gdy przylatywali dyrektorzy z zagranicy, ważą się losy firmy, a przynajmniej mojego działu. Aż nadszedł czas, gdy wszedłem do grona „poinformowanych”.
Po pierwszym takim spotkaniu, pomyślałem: „ hmm…. w sumie nie zapadły żadne decyzje, właściwie nie czuję, żebym wiedział coś więcej o przyszłości. Poznałem nowe możliwe drogi rozwoju, które były odległe i nie wiele zmieniały.”
Po kolejnym zacząłem mieć mieszane odczucia – nie miałem żadnych konkretów, które mógłbym przekazać własnemu zespołowi. Mam im powiedzieć, że gadaliśmy przez 6 godzin na różne tematy, ale nic nie ustaliliśmy?
Przy trzecim kwartalnym zjeździe managerów dostrzegłem już problem, a raczej trzy problemy:
1) Brak podejmowanych decyzji – managerowie czuli, że to dyrektor powinien decydować, a dyrektor miał wrażenie, że w dalszym ciągu brakuje istotnych informacji. Powodowało to paraliż analityczno-decyzyjny i rozpraszało odpowiedzialność.
2) Na te spotkania przychodziło za dużo ludzi. Każdy sądził, że to bardzo ważne spotkania i każdy miał taki Fear of Missing Out czyli poczuciem że jak go nie będzie, to zapadną ważne decyzje. Jak już wiesz, to się nie działo. Po czym wszyscy szeptali, że te spotkania to była jednak trochę strata czasu.
3) Królicze norki i nietrzymanie się agendy. Bywały takie sytuacje, o których można by powiedzieć: „gdzie dwóch Polaków tam trzy opinie” przy czym to przysłowie wcale nie ogranicza się tylko do naszych rodaków. Są takie tematy, których rozpoczęcie powoduje, że nie można skończyć rozmawiać, bo jest tak wiele wątków i zawiłości, że dnia nie wystarczy. Zupełnie jak Alicja w Krainie Czarów wpadająca do niewielkiej króliczej norki, która z każdym krokiem stawała się coraz bardziej rozległa.
Podejmuj decyzje i wymagaj od innych by je podejmowali!
1.Brak decyzji to stagnacja, niepewność, osłabione morale, poczucie braku celu, sensu oraz brak efektów pracy. Skoro nie wiem, gdzie chcę dotrzeć, to nie ma znaczenia jak daleko pojadę, nie dostrzegę efektów. Podejmowanie decyzji daje Ci poczucie kontroli i wpływu.
Myślisz, że nie możesz o niczym decydować? W IT spotkałem się nawet z takim podejściem jak „lepiej prosić o wybaczenie, niż o pozwolenie” i powiem, że to ryzyko często, się opłaca. Zła decyzja, to szansa na wyciągnięcie wniosków i zmianę decyzji. Złe decyzje dają nam doświadczenie, którego potrzebujemy by nauczyć się podejmować dobre decyzje.
Dobra decyzja to jest coś co nie zawsze się uda, ale to jest coś do czego ciągle dążymy. Podkreślam: nawet zła decyzja jest lepsza od braku decyzji. Tak samo jak jest lepiej, gdy ktoś się z tobą nie zgadza, niż gdy kompletnie ciebie ignoruje.
2. Ogranicz spotkania do naprawdę niezbędnego minimum osób, jeśli to Ty je prowadzisz. Do pozostałych zainteresowanych wyślij po spotkaniu podsumowanie czy tzw. minutki, żeby nie czuli, że coś ich minęło.
Jeżeli nie Ty je organizujesz, to zapytaj organizatora przed spotkaniem, czego oczekuje od Ciebie. Może się okazać, że ktoś z Twojego zespołu powinien iść zamiast Ciebie. Chociażby dlatego bo może bardziej rozumie problemy klientów.
W sytuacji, gdy masz przepełniony kalendarz zadaj też sobie pytanie, co najgorszego może się stać jeśli nie weźmiesz udziału w tym spotkaniu? Co jest prawdziwym priorytetem dla Ciebie i Twojego zespołu? I odrzucaj te spotkania, których konsekwencje są znikome, jasno mówiąc, że w tym samym czasie masz inny temat na głowie.
3. Trzymaj się agendy „demokratycznie”. Co to oznacza?
Gdy temat zaczyna schodzić na boczne tory, to zasygnalizuj, że to widzisz. Ja korzystam z wizualnego gestu, zginania i prostowania palców wskazującego i środkowego, co ma symbolizować królicze uszy ;-). Wygląda tak samo jak pokazywanie cudzysłowu.
Wówczas wspólnie, demokratycznie głosując, decydujemy, czy chcemy rozmawiać dalej na ten temat, przez kolejne dwie, trzy czy maks 5 minut. Po tym następuje kolejne głosowanie, czy ludzie chcą nadal drążyć dany temat.
Zwłaszcza gdy tematów pobocznych pojawia sporo, przypominam, co jest w agendzie. I tutaj w zależności od charakteru spotkania, dostępnego czasu czy presji na rezultaty, mówię, że poboczne tematy są ważne. Jednak nie są w naszej agendzie, więc powracamy do tego głównego wątku. Lub pytam CO z agendy wykreślamy.
Mówiąc TAK jednej z rzeczy, automatycznie mówisz NIE kolejnej.
