Jak podejmować decyzje w grupie?

Jak często bierzesz udział w podejmowaniu decyzji, głosowaniu, gdzie wszyscy się ze sobą zgadzają?
Tylko bez oszukiwania! Milczenie się nie liczy, ponieważ często takie decyzje oznaczają „wszystko mi jedno” lub brak wiary w to, że coś uda się zmienić. Wystarczająco często? Mogłoby być lepiej?

Dobra wiadomość jest taka, że nie wszyscy muszą się zgadzać, żeby można było podjąć DOBRĄ decyzję.
Wypróbuj, czy poniższe podejście sprawdzi się u Ciebie. Jest ono inspirowane Managementem 3.0.

A więc zacznijmy od początku

Zacznijmy od tego, że dajemy ludziom prawo głosu i wypowiedzenia się. A może raczej, nie zabieramy im tego prawa, bo każdy i zawsze takie prawo ma i mieć powinien.
Gdy temat nad którym debatujecie jest już znany i nadchodzi czas na podjęcie decyzji, to ruszamy z głosowaniem i każdy ma taki wybór:

– Zgadzam się
– Nie zgadzam się
– Wstrzymuję się / Nie mam zdania
– Weto (ah te nasze słowiańskie korzenie 😉 )

Rodzaje decyzji

• Jednomyślność – wszyscy się zgadzają. Nikt się nie wstrzymał, nikt się nie sprzeciwił, nikt nie zawetował. Zawsze chwilę się zastanawiam, gdy mnie to spotyka, czy aby na pewno każdy powiedział co myślał, czy zgadza się bo tak łatwiej?

• Większość, zwana demokracją – głosów na 'tak’ jest więcej niż głosów na 'nie’. Tych co się wstrzymali nie liczymy. Nie może być weta.
  
• Konsensus – czyli ludzie albo się zgadzają albo wstrzymują od głosu, nie mają nic przeciwko i zobaczą co z tego wyjdzie. Nie może być żadnego sprzeciwu ani weta. To dość częsta sytuacja, w której powinno się udać uzyskać zaangażowanie wszystkich członków zespołu.
  
• Niepewność – jest tyle samo osób na tak, ile na nie. Tych co się wstrzymali nie liczymy. Tutaj masz dwie możliwości:
  a) podjąć decyzję za zespół i poprosić o stosowanie zasady, że możemy się ze sobą nie zgadzać, ale po tej decyzji wszyscy się angażujemy
  
  b) porozmawiać o wątpliwościach, możliwych konsekwencjach. Każdy powinien powiedzieć dlaczego głosuje tak, jak głosuje (z szacunkiem dla odmiennego zdania). Rozwiewamy obawy lub pytamy „Co musiałoby się wydarzyć, żebyś poparł(a) tę decyzję?”
  
• Brak zgody – jest przewaga „rąk w dół”, nikt nie wetuje. Masz jasny obraz sytuacji. Nie ma co forsować takiej decyzji, ponieważ ciężko będzie o zaangażowanie.
  
• Weto – chociaż jedna osoba użyła prawa weta. Przerywamy głosowanie i rozmawiamy o obawach tej osoby. Co w tej decyzji tak ją niepokoi, że nie chce do niej dopuścić? Czy ryzyka lub obawy którymi się dzieli mają szansę się ziścić? Gdy wprowadzasz zasadę weta musisz ją szanować. Podobnie, jak w przypadku niepewności zadaj pytanie „Co musiałoby się wydarzyć, żebyś nie wetował tej decyzji?”.
  

Graficznie wygląda to tak:

I jak to zastosować?

„No dobra Adrian, ale co mi z tych rodzajów decyzji, jak dalej nie wiem, która będzie dobra dla mnie? Demokracja, konsensus, a może zupełnie monarchia? I to ja będę decydować, po wysłuchaniu różnych opinii?”

Zgadza się, powiedziałem Ci jak łatwo i szybko podejmować decyzję oraz jak na nie reagować. Nie powiedziałem jeszcze kiedy do czego warto dążyć.

Widzisz, to głównie zależy od tematu, nad który głosujecie. Od jego wagi i krytyczności Jeżeli przykładowo zmieniacie kodeks zespołu, to demokracja jest niewystarczająca. Potrzebujesz Jednomyślności albo Konsensusu bo to bardzo ważna decyzja.

Przy wyborze nowego narzędzia z dwóch-trzech dostępnych na rynku, demokracja będzie jak najbardziej ok. Czym bardziej poważna jest to decyzja – w rozumieniu konsekwencji i nieodwracalności tej decyzji – tym bardziej potrzebujesz jednomyślności lub konsensusu.

Przy umiarkowanych konsekwencjach czy odwracalnych decyzjach, demokracja ma szansę się sprawdzić. Tylko trzeba zwrócić uwagę na to, czy w Twoim zespole nie tworzą się dwa przeciwne obozy. Może czy stale ktoś, kto stale się sprzeciwia nie jest przegłosowywany. W takiej sytuacji może dojść do wypaczenia demokracji i nazwiemy to „tyranią większości”.

W takich przypadkach, gdy nie możesz nakłonić zespołu do większej empatii lub nie potrafisz rozwiązać tego konfliktu, lepiej będzie jak sam autorytarnie podejmujesz decyzje. Ponosisz oczywiście pełną odpowiedzialność za konsekwencje. To pomoże powstrzymać zaogniający się spór między grupami.

Przy sprawach prostych, odwracalnych, możesz spokojnie sam podejmować decyzje gdy dochodzi do Niepewności.

Czy to nie przesada? Szybciej samemu o wszystkim decydować.

Po co to wszystko? Żeby zespół był zaangażowany w to, co będzie się zmieniało. Bo jeśli aktywnie uczestniczą w podejmowaniu decyzji i widzą, że ich zdanie, ich głos ma znaczenie, to będą tego głosu używać oraz rozumieć co i dlaczego właśnie się zmienia.

Zaaganżowany zespół, zwłaszcza pracujący zdalnie, jest niemalże świętym graalem każdego lidera. Każdy pracodawca o tym marzy.

I owszem, czasem będzie tak, że to nie Ty decydujesz. Szef wymusi na Tobie jakąś decyzję wbrew woli Twojej czy Twojego zespołu. Zdarza się. Asertywność jest potrzebna, ale czasem nie wystarcza. Jasno wtedy mów swoim ludziom, że co prawda nie jesteś zadowolony z tej decyzji, ale ją poprzesz i pomożesz szefowi. Nie będziesz sabotażystą i tego samego oczekujesz od swojego zespołu.

Spróbuj i zobacz jakie to przyniesie efekty 🙂

ps. a o prowadzeniu efektywnych spotkań poczytasz tutaj <klik>.