Efektywne spotkania 7 zasad

Bądźmy szczerzy. Spotkania w wielu firmach to po prostu strata czasu. Przychodzisz, posłuchasz, ktoś się z kimś nie zgadza, ktoś ma monotonny głos, ktoś ziewa. Możliwe, że wiele razy tracisz wątek i zastanawiasz się o czym w ogóle jest to spotkanie, dla kogo i dlaczego tak długo? W tym czasie można by zrobic tyle roboty. A teraz co? Trzeba będzie nadganiać? Bez sensu LUB jeśli cenisz elokwencję i masz zmysł biznesowy „To nieefektywne wykorzystanie najcenniejszego kapitału firmy – ludzi – prowadzące do strat materialnych i spadku motywacji.”

Efektywne spotkania brzmią jak oksymoron, zestawienie dwóch słów o przeciwstawnym znaczeniu jak miękki kamień czy prawdomówmy polityk. Napisano nawet książkę biznesową o wymownym tytule „Death by Meetings„, czyli „Śmierć z powodu spotkań„, bo problem rzeczywiście jest spory. Ja też nie jestem tutaj swięty, dobrze znam zasady, co zrobić by spotkania były efektywne, a jednak też zdarza mi się robić i uczestniczyć w słabych spotkaniach. No ale co to za zasady?

7 zasad

Zasada pierwsza – Jeśli to spotkanie-prezentacja, monolog, gdzie na końcu pada tylko – „czy wszystko jasne?” albo „czy są jakieś pytania?” – nie rób takiego spotkania. Roześlij slajdy, tekst, film czy co tam masz i powiedz, że dajesz tydzień na odpowiedź. Nie rób spotkania.

Zasada druga – Spotkanie musi mieć napisany jasny cel i agendę. I też nie taką jak porozmawiajmy o projekcie Cyber2020. Konkretne punkty. Ktoś wysyła Ci spotkanie bez celu lub agendy? Poinformuj, że odrzucasz z powodu braku agendy. Niech się wszyscy uczą efektywności.

Zasada trzecia – Na spotkania zapraszamy tylko naprawdę niezbędne osoby, czym mniej tym lepiej. Po jednej osobie z zespołu zaangażowanego w temat spotkania. Maksymalnie 8 osób, łącznie z Tobą.

Zasada czwarta – potwierdzamy obecność na spotkaniu lub odrzucamy je możliwie jak najwcześniej i najlepiej nie później niż 24h przed spotkaniem. Czasem możemy poprosić czy ktoś za nas może wziąć udział, ale wtedy powinniśmy obdarzyć go autorytetem do podjęcia decyzji. Jeśli taka będzie wymagana.

Zasada piąta – spotkania mają być jak najkrótsze. Zgodnie z prawem Parkinsona, praca zajmuje dokładnie tyle czasu ile na nią przeznaczymy. Jeśli chcesz zrobić godzinne spotkanie, to zaryzykuj i ustaw je na pół godziny. Łatwiej będzie każdemu utrzymać odpowiednio wysoki poziom energii.

Zasada szósta – nie rozmawiamy o rzeczach nie ujętych w agendzie. Można je zanotować, że jest inny istotny temat i wrócić do agendy. Pilnujemy też czasu i prosimy o zwięzłe i konkretne odpowiedzi.

Zasada siódma – sprawdzamy czy cel spotkania został osiągnięty, przypisujemy zadania uczestnikom i wysyłamy notatkę po spotkaniu z ustaleniami, zadaniami i listą obecności.

Przykład zaproszenia? Proszę bardzo:

Cel:
Podjęcie decyzji co do rozwiązania technicznego w projekcie Bajtek
Agenda:
Przedstawienie 3 rozwiązań poddanych analizie – 5 minut
Dyskusja za i przeciw każdej z opcji – 15 minut
Podjęcie decyzji o najmniejszym ryzyku i jednocześnie możliwym do wdrożenia jeszcze przed lipcem – 5 minut.
Załączam plik z analizą, proszę zapoznajcie się z nim przed spotkaniem.

Zapraszam:
@Adama, bo zna architekturę systemu w projekcie,
@Monikę, bo zna wymagania klienta,
@Stefana, bo jego zespół będzie wdrażał rozwiązanie,
@Juliana, bo jest Królem z Madagaskaru i może podpisać się pod decyzją.

Reszta osób z zaproszenia jest opcjonalna, może dołączyć jeśli wierzy, że pomoże w celu spotkania. Bardzo proszę o potwierdzenie uczestnictwa do …..
Tyle.

Dobra, łatwo to napisać, a w rzeczywistości znacznie ciężej stosować. Wiem po sobie. Trzeba być długo konsekwentnym i nieco „wmuszać” w organizację dobrą kulturę spotkań. Ale warto.

Ciekawym pomysłem, jest umieścić w swojej stopce mailowej krótką informację – „Jeśli chcesz dołączyć mnie do spotkania, przestrzegaj tych zasad” i link do wewnetrznej firmowej strony z opisanymi zasadami. Chociaż, za link do mnie też się nie obrażę 😉

Życzę Ci wytrwałości, konsekwencji i w efekcie – samych efektywnych spotkań!

Zobacz też:

Budowanie zespołu w IT
Delegowanie zadań​​​​
Trudny współpracownik