Uświadomiłem sobie pewną rzecz – pokazuję większe, istotne rzeczy w naszej pracy ludzi IT. Piszę o fajnych narzędziach, metodach i praktykach, jak osiągać cele, a zapomniałem opisać moją codzienność.
„Adrian, a z jakich sposobów organizacji pracy korzystasz na co dzień?” No właśnie, dobre pytanie. Pisałem kiedyś, że korzystam z Trello, czyli w moim wypadku tablicy Kanbanowej i tam trzymam zadania w podziale na: pomysły, do zrobienia, w trakcie, do sprawdzenia oraz delegowane. Codzienny przegląd i realizacja, czasem szybciej, czasem wolniej. Gdy doszedł własny zespół przesiadłem się na Asanę.
Przyznaję, tak pracuje ten Adrian, który prowadzi firmę Szkołę Kierowników, który nie ma jeszcze setek e-maili dziennie i wrzutek od szefa. No dobra, to nie do końca prawda. Jednym „szefem” jest moja żona/rodzina i tu wrzutki się czasem pojawiają. Drugim szefem są klienci – mój sukces zależy od ich sukcesu, więc i również od Ciebie – dlatego codziennie odpisuję.
Ale, jest jeszcze przecież Adrian na etacie, który ma sporo e-maili, video konferencji. Czasem ociera się o jakąś politykę firmową (albo wręcz z nią zderza), dociera do decydentów, zaczyna i przeważnie kończy zadania. Spotyka się z własnym zespołem, rekrutuje, zwalnia, współtworzy strategię, planuje kolejne kroki, robi road mapy, gasi pożary, przekonuje do zmian, broni zespołu, szuka sojuszników itd.
Ten „etatowiec” już nieco inaczej organizuje swoją pracę, ponieważ:
1) skrzynka pocztowa jest często centrum informacji;
2) dużo więcej jest pracy zespołowej (więc i slack i teamsy i spotkania);
3) wszystkie nieprojektowe zadania przechodzą przez nasz organizacyjny system zwany „single source of truth”, w którym są priorytety, a jest nim Service-now (zgłoszenia, zmiany, releasy, problemy itd);
Przy dobrej organizacji pracy nie mam potrzeby dodatkowo korzystać z tablicy kanbanowej. Zresztą byłbym sam, bo inni z niej nie korzystają.
To, co, może szybkie spojrzenie na moją skrzynkę o 8 rano w czerwcowy poniedziałek?
Tak, tylko 9 maili, w tym 3 nie przeczytane. Do tego trzeba było sporo reguł pocztowych, delegowania zadań wraz z odpowiedzialnością no i odpowiednich nawyków.
Mój system
Do mojego inboxa w skrzynce pocztowej zaglądam obecnie około 2-4 razy dziennie. Wtedy staram się czyścić wszystkie maile lub przerzucać zadania do odpowiednich systemów gdzie śledzę ich postępy. Później skrzynka ma nie przeszkadzać w pracy. Wyłączyłem powiadomienia o nowych emailach. Zajrzę o 8-9 rano, gdy się zaloguję do pracy, potem w okolicach pory lunchowej 12-13 i następnie bliżej 16.
Mój system pracy polega na tym, żeby mieć uporządkowaną skrzynkę i tym samym uwolnioną głowę od zbyt dużej ilości spraw. Robię to na wzór Inbox Zero. To trochę zabawne, bo wydawało mi się, że robię to na wzór Get Things Done. I chociaż robię tak od lat, to dopiero w tym roku usłyszałem, że istnieje Inbox Zero. Więc może to trochę mix, a może nie jestem ortodoksem i akceptuję pewne odstępstwa 😉
Pod inboxem są 4 foldery – archiwa. Praktycznie tam nie zaglądam, tylko wrzucam kolejne rzeczy.
Najważniejszy jest folder „Done”, do którego wpada praktycznie wszystko, czym:
- nie zajmuję się ja, tylko ktoś inny (np. dlatego, że to delegowałem, albo od początku byłem tylko osobą 'do wiadomości’),
- jest już na to utworzone zadanie, np. w service-now i tam są wyznaczone priorytety, opisane postępy i przydzielone osoby
- prowadzimy o tym dyskusję na Slack (np. osobny kanał) czy Teams,
- faktycznie jest już ukończone. Dalej mam folder GSD, do którego wpadają automatyczne maile z powiadomieniami z różnych systemów i zaznaczają się jako przeczytane – czy to z service-now, czy SAP. Tu zaglądam raz, czasem dwa, na tydzień i po szybkim przejrzeniu kasuję wszystko (nie archiwizuję).
FOLDERY
Foldery Important oraz Priv, to też archiwa. W pierwszym mam np. wyciągi z firmowej karty kredytowej czy informacje o zmianach w prawie pracy. W Priv mam np. kontakty do ludzi, którzy odeszli już z firmy, czy paski płacowe i inne nie przesadnie służbowe rzeczy.
Co do zasady, Inbox ma być możliwie jak najbardziej pusty. Pierwsze trzy maile od góry albo skasuję bez czytania, albo zerknę szybko na to, co podsuwa analityka. Piątkowy mail przyszedł około 17, więc dopiero dzisiaj się za niego wezmę, mimo, że już go odczytałem. Wtorkowy o dokumencie Disaster Recovery już trwa, a że jest poza service-now, to trzymam go jeszcze w skrzynce.
Na końcu jeszcze tylko mail nietypowy, bo mogę umówić datę ćwiczeń Qigong, za które bezzwrotnie zapłaciłem. Lubię eksperymentować z nowymi doświadczeniami, ale trochę przestało mi na tym zależeć. Przesunięcie maila do archiwum oznacza, że coś tam „stracę”, ale jednocześnie priorytet jest tak niski, że może nie będzie dobrego momentu. Cóż, w sprawach ważnych łatwiej podjąć mi decyzję niż w błahych 😉
W telefonach (jeden prywatny, drugi służbowy) mam również wyłączone powiadomienia. Z drobnymi wyjątkami – kalendarz i aplikacja inpost, żebym nie zapomniał odebrać paczki 😉
PODSUMOWUJĄC
Rano planuję dzień i najważniejsze sprawy. Takie działania jak praca koncepcyjna czy nudne czytanie dokumentów DR wpisuję w kalendarz, żeby nikt nie myślał, że może mi wrzucić „szybkie i krótkie” spotkanie na ten czas. Mam wyłączone powiadomienia, zarówno na komputerze jak i na telefonie, żeby się nie rozpraszać i KOŃCZYĆ pracę. Czysty inbox pomaga mi mieć nieobciążoną głowę, a zadania wraz z priorytetami trzymam w odpowiednich do tego systemach (asana, service-now).
Po pracy etatowej prowadzę firmę i tam mam trochę inny system organizacji pracy i zadań, bo i kontekst i okoliczności są zupełnie inne. Więc wybieram rozwiązania, które są odpowiednie dla mnie i pasujące do aktualnego środowiska czy też dojrzałości fimy/projektu/zespołu.
I szybka uwaga: wiele osób trzyma wszystko po prostu w głowie, bo to u nich działa. Też długo tak miałem. Wiem, da się tak żyć i mieć efekty. Schody zaczynają się gdy masz więcej niż jeden projekt lub pracujesz z większą ilością osób nad jednym projektem. Posiadanie własnego systemu organizacji pracy pomaga DOWOZIĆ na czas i tym samym poprawia Twój wizerunek i Twoje samopoczucie. Warto.
A o samym dowożeniu i roli liderów w kończeniu zadań rozmawiałem w podcaście razem z Czarkiem z „Poza Kodem” – też zachęcam do obejrzenia na YT.
