Delegowanie zadań

Dzisiaj chcę Ci opowiedzieć o Delegowaniu Zadań.

Czekaj. Zanim powiesz: „Adrian, to łatwizna, mówisz komuś co ma zrobić, na kiedy ma zrobić i tyle”, uprzedzę Cię, że na delegowaniu ‚wykłada się’ prawie każdy. Nawet osoby kierujące zespołami od wielu lat popełniają błędy, bo uprościli delegowanie właśnie do jednego zdania – powiedz co ma być zrobione i na kiedy. To nie takie proste jeśli zależy Ci na efektywności i rozwijaniu zespołu. A zależy Ci na ludziach, prawda?

Zacznijmy od początku – delegowanie to:

  • odciążanie siebie
  • osiąganie celów przy ograniczonym czasie
  • zwiększanie efektywności
  • podział odpowiedzialności
  • rozwijanie osób i tworzenie następców

Nie musisz się dzisiaj z tym wszystkim zgadzać, zwłaszcza ostatni punkt może być dla Ciebie niewygodny, jeśli Twój przełożony ogranicza delegowanie do „zrób to za mnie, na wczoraj„. Delegowanie spełnia cele, które opisałem, w miejscach gdzie ludzie nie tylko szanują się nawzajem, ale też mają rozwinięte kompetencje w tym obszarze. Może będziesz pierwszą osobą u Ciebie w firmie, która będzie robić to super dobrze?

Lecimy.
Są codzienne obowiązki i są dodatkowe zadania. Masz takie zadanie, które chcesz delegować. Jak zrobić to dobrze? Dostosuj doświadczenie osoby, której przekazujesz zadanie do tych poziomów delegacji:

Poziom I: osoba zupełnie nie zna się na tym co przekazujesz

  • Należy dokładnie opisać co należy wykonać i jak należy to wykonać.
  • Powiedz gdzie można uzyskać więcej wiedzy w tym obszarze.
  • Z kim porozmawiać i co z tej rozmowy ma się dowiedzieć.
  • Powiedz dlaczego to zadanie jest ważne i co się stanie, gdy go nie zrealizujemy.
  • Zapewnij, że osoba może wrócić do Ciebie z pytaniami i wątpliwościami.
  • Jeżeli trzeba podjąć decyzje, osoba ma wrócić do Ciebie z informacjami, z których Ty tworzysz opcje/możliwości i podejmujesz decyzje.

Poziom II: osoba zetknęła się z tematem, który przekazujesz

  • Należy opisać co jest do zrobienia i powiedzieć ‚jak’, ale dodać też, że osoba może wybrać inny sposób.
  • Powiedz gdzie można uzyskać więcej wiedzy w tym obszarze.
  • Z kim porozmawiać i o czym.
  • Powiedz dlaczego to zadanie jest ważne i co się stanie, gdy go nie zrealizujemy.
  • Zapewnij, że osoba może wrócić do Ciebie z pytaniami i wątpliwościami.
  • Jeżeli trzeba podjąć decyzje, osoba ma wrócić do Ciebie z opcjami i Ty podejmujesz decyzje.

Poziom III: osoba ma podstawowe doświadczenie w temacie, który przekazujesz

  • Należy opisać co jest do zrobienia, a wykonujący ma wolną rękę ‚jak’ to zrobi.
  • Powiedz z kim może porozmawiać na ten temat.
  • Powiedz dlaczego to zadanie jest ważne.
  • Zapewnij, że osoba może wrócić do Ciebie z pytaniami i wątpliwościami.
  • Jeżeli trzeba podjąć decyzje, osoba ma wrócić do Ciebie z opcjami i sama podjąć decyzje uzasadniając swój wybór.

Poziom IV: osoba dobrze się zna na temacie, który przekazujesz

  • Powiedz co jest do zrobienia.
  • Powiedz dlaczego to jest ważne.
  • Zapewnij, że jesteś by pomóc w razie wątpliwości.
  • Jeżeli trzeba podjąć decyzje, osoba daje Ci informację co postanowiła w tym temacie, a Ty tylko formalnie zatwierdzasz te decyzje.

Poziom V: osoba bardzo dobrze zna temat, który przekazujesz

  • Powiedz co jest do zrobienia.
  • Powiedz dlaczego jest to ważne.
  • Zapewnij, że jesteś by pomóc w razie wątpliwości.
  • Przekazujesz autorytet/delegujesz uprawnienia do podjęcia wiążącej decyzji – otrzymujesz tylko informacje jaka decyzja została podjęta.
  • To może być Twój następca i to jest dobra wiadomość, ale o tym innym razem.

Przykład i słowo na koniec

Co ważne, do jednej i tej samej osoby, stosuj inny poziom delegacji, w zależności od doświadczenia osoby w przekazywanym jej temacie.

Przykład: Analityk ma bogate doświadczenie w tworzeniu wartościowych raportów – zastosuj poziom V. Ten sam analityk ma porozmawiać z dostawcami na temat nowego oprogramowania, ale nigdy wcześniej tego nie robił – zastosuj poziom I.

Zapewne już teraz widzisz, że sporo managerów nigdy nie wychodzi poza drugi, czasem trzeci poziom delegacji zadań. To straszne! A jest to niezbędne, żeby rozwijać potencjał ludzi. Zresztą, nie chodzi tylko o sam potencjał, a o to, że ludzie lubią jak traktuje się ich jak dorosłych i inteligentnych. Jeśli Ty ich nie będziesz tak traktować, to znajdą sobie kogoś kto będzie.

Wszyscy tak robimy, odchodzimy od słabych szefów, prawda?